Delegowanie pracowników do Niemiec

Delegowanie pracowników do Niemiec dotyczy polskich firm, które wysyłają swoich ludzi na kontrakt po niemieckiej stronie – na budowę, montaż, wykończenia, sprzątanie czy usługi przemysłowe. Pracownik pozostaje zatrudniony w Polsce, a po zakończeniu prac wraca do kraju. Mimo to przez cały czas pracy w Niemczech obowiązuje część niemieckich przepisów: płaca minimalna, zgłoszenie do urzędu celnego, a w budownictwie także kasa urlopowa SOKA-BAU.

Kontrole celników (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) odbywają się bezpośrednio na budowach i w firmach zleceniodawców. Braki w dokumentach mogą skończyć się karą dla pracodawcy i kłopotami u kontrahenta, dlatego formalności warto uporządkować przed wyjazdem, a nie w trakcie kontraktu.

Kiedy mówimy o delegowaniu

O delegowaniu mowa wtedy, gdy polski pracodawca wysyła pracownika do Niemiec na określony czas, żeby wykonał pracę na rzecz tego pracodawcy – zwykle w ramach umowy z niemieckim kontrahentem. Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik zatrudnia się bezpośrednio w niemieckiej firmie albo gdy sam zakłada działalność w Niemczech – wtedy zamiast delegowania w grę wchodzi niemiecka umowa o pracę albo rejestracja Gewerbe w Niemczech. Ten drugi model ma swoje ryzyka, m.in. pozorne samozatrudnienie przy pracy dla jednego zleceniodawcy.

Delegowanie pracowników do Niemiec krok po kroku

1. 1

   Plan delegowania i umowa z kontrahentem

   Ustal, kto, gdzie, na jak długo i przy jakich pracach będzie pracował w Niemczech. Od branży zależy, czy obowiązuje zgłoszenie do Zoll, kasa urlopowa SOKA-BAU i branżowe stawki minimalne.

2. 2

   Zaświadczenie A1 z ZUS

   A1 potwierdza, że pracownik w czasie delegowania pozostaje w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. Wniosek składa pracodawca w ZUS – najlepiej przed wyjazdem. ZUS sprawdza m.in., czy firma prowadzi znaczną część działalności w Polsce.

3. 3

   Zgłoszenie do Zoll przez Meldeportal

   W branżach objętych obowiązkiem – m.in. budownictwo, sprzątanie budynków, gastronomia, transport i logistyka, ochrona czy przemysł mięsny – pracodawca z zagranicy zgłasza pracowników w urzędzie celnym (Zoll) przez portal Meldeportal-Mindestlohn przed rozpoczęciem pracy. Dla kierowców w transporcie międzynarodowym obowiązuje osobna, unijna deklaracja w systemie IMI.

4. 4

   Wynagrodzenie i warunki pracy

   Pracownik delegowany musi dostać co najmniej niemiecką płacę minimalną, a w części branż – wyższe stawki z niemieckich układów zbiorowych. Obowiązują też niemieckie zasady czasu pracy, urlopu i BHP. Stawki zmieniają się co jakiś czas, dlatego sprawdzamy je przed każdym kontraktem.

5. 5

   Dokumenty na miejscu pracy

   W branżach objętych obowiązkiem zgłoszenia pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy (początek, koniec i długość pracy każdego dnia) i trzyma w Niemczech, po niemiecku, dokumenty do kontroli: umowy, ewidencję czasu pracy i dowody wypłaty wynagrodzenia.

6. 6

   SOKA-BAU w budownictwie

   Firmy budowlane delegujące pracowników do Niemiec zgłaszają ich do kasy urlopowej SOKA-BAU i opłacają składki, z których finansowane są urlopy pracowników. Obowiązek zależy od rodzaju prac, nie od nazwy firmy.

Zaświadczenie A1

A1 to dokument, o który kontrolerzy pytają najczęściej. Pokazuje, że składki na ubezpieczenia społeczne pracownika są płacone w Polsce, więc niemiecka strona nie może ich żądać za ten sam okres. ZUS wydaje A1 zwykle na czas do 24 miesięcy, ale tylko wtedy, gdy firma rzeczywiście prowadzi działalność w Polsce, a pracownik był w niej ubezpieczony przed wyjazdem. Kiedy A1 jest potrzebne, a kiedy nie wystarczy, opisujemy w artykule zaświadczenie A1 przy pracy w Niemczech.

Zgłoszenie do Zoll i kontrole

Zgłoszenie w Meldeportal-Mindestlohn zawiera m.in. dane pracodawcy, osoby odpowiedzialnej za kontakt w Niemczech, pracowników, miejsca pracy i przewidywany czas zatrudnienia. Zmiany – nowa budowa, nowy pracownik, przedłużenie kontraktu – zgłasza się na bieżąco. Podczas kontroli celnicy porównują zgłoszenie z ewidencją czasu pracy i listami płac. Co przygotować przed pierwszym wyjazdem, opisujemy w artykule zgłoszenie do Zoll – co przygotować.

Budownictwo: SOKA-BAU i podatek budowlany

Firmy budowlane mają dodatkowe obowiązki. Poza zgłoszeniem do kasy urlopowej SOKA-BAU niemieccy zleceniodawcy często żądają zaświadczenia Freistellungsbescheinigung, bez którego muszą potrącić część wynagrodzenia jako podatek budowlany. Przy fakturowaniu robót budowlanych w Niemczech trzeba też sprawdzić, czy ma zastosowanie odwrotne obciążenie VAT (reverse charge).

Delegowanie dłuższe niż 12 miesięcy

Przy długich kontraktach zasady się zmieniają. Po 12 miesiącach delegowania (w niektórych sytuacjach po 18, jeśli pracodawca to zgłosi) pracownik zaczyna podlegać szerszemu zakresowi niemieckiego prawa pracy. Dłuższy pobyt może też oznaczać obowiązki podatkowe w Niemczech – zarówno pracownika, jak i firmy, gdy budowa lub montaż trwają długo. Takie sytuacje warto przeanalizować z doradcą podatkowym jeszcze przed przedłużeniem kontraktu.

Jakie dokumenty przygotować

• ✓Zaświadczenie A1 dla każdego pracownika
• ✓Potwierdzenie zgłoszenia w Meldeportal-Mindestlohn (w branżach objętych obowiązkiem)
• ✓Umowy o pracę i dokumenty delegowania, przetłumaczone na niemiecki
• ✓Ewidencja czasu pracy prowadzona na bieżąco
• ✓Dowody wypłaty wynagrodzenia
• ✓W budownictwie: potwierdzenie zgłoszenia do SOKA-BAU, a u części zleceniodawców także Freistellungsbescheinigung

Co robimy za Ciebie

Pomagamy polskim firmom uporządkować formalności przed wysłaniem pracowników do Niemiec:

• ✓sprawdzamy, które obowiązki dotyczą Twojej branży i kontraktu
• ✓przygotowujemy listę dokumentów i pomagamy we wniosku o zaświadczenie A1
• ✓pomagamy w zgłoszeniu pracowników w Meldeportal-Mindestlohn i jego aktualizacjach
• ✓w budownictwie wspieramy przy rejestracji w SOKA-BAU i wniosku o Freistellungsbescheinigung
• ✓tłumaczymy pisma z niemieckich urzędów i porządkujemy dokumenty na wypadek kontroli

Jeśli planujesz stałą obecność w Niemczech, a nie pojedyncze kontrakty, porozmawiajmy też o tym, czy nie lepsza będzie niemiecka spółka – zobacz zakładanie spółki GmbH lub UG w Niemczech.

Najczęstsze pytania